Chocoladezoenen voor interne videoserie

Een fusie van groene scholen in het oosten van het land. Elk met hun eigen signatuur, cultuur en een eigen naam. Samen gaan ze verder, met een gezamenlijk bestuur, onder een nieuwe naam, met een nieuwe strategische koers. Hoe zorg je dat alle medewerkers zich verbonden voelen met de nieuwe organisatie, de nieuwe collega’s, het nieuwe verhaal?

Anita Tuinstra was eerder Hoofd Marketing en Communicatie bij een groot ROC in Overijssel. Daar ontdekte ze dat de gemeenschappelijkheid van een onderwijsorganisatie met name gaat over hoe het werk georganiseerd is. Niet de koers, relaties of cultuur staat op de eerste plaats als gemene deler, maar het werk.

In de nieuwe organisatie kwamen verschillende locaties bij elkaar. Deze locaties liggen qua kilometers erg ver uit elkaar, waardoor uitwisseling en relaties niet vanzelf ontstaan. Laat staan commitment aan die nieuwe naam en die nieuwe organisatie. Immers, je bent uniek als locatie A, B of C. En er mag dan wel een nieuwe naam op de gevel staan, maar die eigenheid blijf overeind. Als Communicatieafdeling zie je vaak dat die verschillen onderling klein zijn, of andersom; dat de gemeenschapelijhkeid juist heel groot is. De kunst was om dáár op in te zoomen; wie ben jij van locatie A of B en waar lopen we samen warm voor?

Toen Anita werd aangesteld als interim Hoofd Communicatie bij Zone.college, net na de fusie, was ze zich bewust van de uitdaging om medewerkers van Zone.college aan elkaar te laten wennen, aan nieuwe rollen en nieuwe benamingen aan dat nieuwe gezamenlijk verhaal. “De communicatie is naar mijn mening te lang beperkt gebleven tot het cosmetische, een nieuwe naam en een nieuw logo. Het gemeenschappelijke verhaal achter deze uiterlijkheden, was lange tijd een papieren document.

Tegelijkertijd draait het om ‘het werk’ en wilden we proberen hart van medewerkers te raken. Maar hoe? Er waren geen gezamenlijke momenten, geen communicatiestructuur, geen set aan gemeenschappelijke communicatiemiddelen, waar medewerkers zich in herkennen. We bedachten daarom nieuwe communicatiekanalen en momenten waar we missie, visie en kernwaarden aan koppelden.

Ze bedacht samen met contentbureau iGlow een intern videoformat waarmee ze een podium kon bieden aan de medewerkers. Niet alleen serieus, maar juist ook met een flinke dosis fun en entertainment.

“Ik wilde op dagen die van speciale betekenis zijn voor onze scholen, een gezamenlijk gevoel naar voren halen. Zo kwam ik op de titel: Zo’n DAG. Dat is afgeleid van de naam van onze naam: Zone.college. Het tv-format rolden we uit op intranet via Microsoft Streams. “Ik zag het in eerste instantie als een experiment, gewoon om te proberen of het werkte!”

We wilden verschillen in cultuur en historie niet wegpoetsen, maar wél bouwen aan een gezamenlijke toekomst. We wilden medewerkers op een luchtige manier meenemen in de waarden van de nieuwe organisatie. Door die waarden te koppelen aan -voor ons- bijzondere dagen, zoals dierendag, medewerkers en docenten hebben een warm hart voor alles wat groeit en bloeit, op de dag van de duurzaamheid. Of de dag van het mbo, voor iets meer waardering voor elkaar.

Onze organisatie bestaat uit vmbo en mbo en een leven lang ontwikkelen. Dat laatste kwam bijvoorbeeld voor het voetlicht in het afscheid van onze college-voorzitter, die wilde nog altijd graag saxofoon leren spelen. Dus regelden we zijn eerste les, met wel een heel bijzondere lerares, Candy Dulfer.

Ander doel: veel collega’s zien elkaar nooit, immers, onze locaties zijn verdeeld over Overijssel en Gelderland. Deze series laat ook die andere collega zien. In de tweede aflevering hebben we dan ook bij elke collega zijn of haar naam in beeld gebracht.

Om ons als stafafdeling niet de afzender te laten zijn, maakten we een mailadres aan waarmee ‘de redactie’ afzender werd. Handig, daarop krijgen we welcliht ook tips en nieuwtjes voor andere verhalen aangereikt.

Een link naar de aflevering op Microsoft Stream wordt via een mail naar alle medewerkers gestuurd. De eerste aflevering wordt direct door 370 medewerkers bekeken. Dat is onder vaste medewerkers zo’n 40%. Het doel voor het bereik wordt daarmee direct al gehaald.

Ook wordt al gereageerd onder de video met reacties als: ‘Geweldig:’ en ‘Kijk daar worden we vrolijk van’, en ‘dit moeten we laten zien als reclame naar de ouders’. “Mijn doel is om medewerkers van alle locaties met elkaar te verbinden op een dag die ook voor je collega in Doetinchem bijzonder is, en om ze vertrouwd te maken met de missie en kernwaarden van het profiel van onze scholen.

"Uit de eerste reacties bleek dat het versterken van de gemeenschappelijkheid tussen de locaties met deze videoserie haalbaar was, alhoewel ik me er ook bewust van was, dat zoiets opbouwen een kwestie is van lange adem.” De maanden daarna werden nieuwe afleveringen van Zo’n DAG geproduceerd rondom speciale dagen, zoals de Dag van de Duurzaamheid, Valentijnsdag en de Dag van het mbo. Het bereik wisselde wat, maar bleef goed.

We merkten dat afleveringen met algemene onderwerpen zoals de Dag van de Duurzaamheid, minder goed bekeken werden dan meer persoonlijke onderwerpen zoals Valentijnsdag of de laatste werkdag van onze bestuursvoorzitter. Het geeft aan dat wij een goed gevoel moeten hebben en houden voor wat er leeft onder medewerkers om daarbij aan te kunnen sluiten.”

In de aflevering over waardering voor collega’s op Valentijnsdag bedachten we naast de aflevering ook een actie met chocoladezoenen. In de aflevering vraagt de presentator medewerkers welke collega ze een chocoladezoen willen geven. Vervolgens bezorgt de presentator de chocoladezoenen met een kaartje bij de collega’s. Een heel simpel concept, maar het leverde ontroerende beelden op.

Wis- en natuurkundedocent Wim gaat bijna met pensioen en wil zijn collega Anja laten weten dat zij een kanjer is. Als de presentator haar overvalt krijgt ze het warm van die mooie kaart. ‘Als ik straks weg ben is zij de enige docent op de hele school die ook wis- en natuurkunde mag geven.’ Anja: ‘Ja, moet je nagaan wat ik straks ga missen!’. Ze omhelsen elkaar innig. Frederieke geeft haar collega Erik een chocoladezoen: omdat je de vraagbaak bent voor al mijn technische vragen en ik vind je motor heel cool.”

Op de dag dat de Valentijns-aflevering via mail gepubliceerd wordt, krijgt elke school een dozen chocoladezoenen voor in de personeelskamers. Om daarmee het effect van de aflevering te versterken. De aflevering wordt goed bekeken met ruim 400 kijkers. Een reactie van medewerker Emelie in een mail aan het communicatieteam: “Wauw!!! Hier word ik heel blij en warm van ........wat mooi en bedankt voor het delen.”

Ook in de wandelgangen merkt de presentator dat medewerkers de afleveringen kijken en daar veel plezier aan beleven. Anita: “We voelden dat we op de goede weg zaten, maar we waren en zijn nog lang niet klaar met dingen uitproberen. Wat werkt wel en wat werkt niet, dat is steeds de vraag. Soms sla je daarin ook de plank wat mis, of de omstandigheden zorgen voor een voltreffer.”

Toen kwam in maart 2020 de coronacrisis. Alle 1200 medewerkers moesten van de één op de andere week thuis gaan werken en op afstand gaan lesgeven. “Dan blijkt zo’n intern tv-format ineens het belangrijkste communicatiemiddel te worden om wat fun, troost en verbinding te bieden. We kozen er voor naar een wekelijkse aflevering te gaan om zo medewerkers een hart onder de riem te steken.

In de eerste aflevering dwaalt de presentator door onze lege schoolgebouwen, om vervolgens via videobellen naar iedereen te zwaaien en hun tijdelijke werkplekken te bekijken. Naaitatelier, de eettafel, de rommelzolder. Alle collega’s zijn aan het improviseren gegaan om te kunnen gaan werken op afstand. De centrale vraag werd: Hoe zit jij erbij daar? De aflevering eindigt met een playback-sessie met tientallen collega’s van het nummer ‘Geef mij nu je angst’ van André Hazes.

Het werd een veel besproken aflevering van Zo’n DAG met veel ontroerende reacties onder de video. “Wat een prachtige opname! Dat geeft iedereen weer moed om door te gaan en hopelijk zien wij elkaar snel terug”, reageert Henny. En Alike schrijft: “Heel leuk gedaan. Even de angst opzij en de moed erin houden. Ook de groetjes van mijn kant aan iedereen.”

De afleveringen die volgen gaan over lesgeven op afstand, er is een PubQuiz en één aflevering heeft de titel Troostverhalen. In deze aflevering worden ook de moeilijke en nadelige effecten van collega’s tijdens de coronacrisis gedeeld. We durfden het aan om nog meer persoonlijke verhalen te gaan vertellen.

Zoals Arjan die zijn geestelijk gehandicapte zoon thuis bezig houdt, omdat hij niet naar de zorginstelling kan. Of Wim die zijn liefde in Engeland niet meer kan opzoeken in het weekend. Hij ontmoette haar tijdens een uitwisselingsprogramma van de school en het is de liefde van zijn leven. Je denkt eerst dat zulke verhalen niet relevant zijn voor de waarden van de school, maar dan blijken ze juist precies te staan voor wat we willen uitdragen.”

Voor de aflevering met de PubQuiz spelen zes teams van verschillende locaties tegen elkaar. “We stuurden iedereen thuis borrelnootjes op met een briefkaart om mee te doen. Een medewerker schrijft een brief terug naar het college van bestuur: Graag wil ik hierbij mijn waardering ‘digitaal’ uitspreken over wat Zone.college als werkgever voor het personeel doet. Vandaag nootjes op de deurmat met een leuke kaart erbij, een eenmalige thuiswerkvergoeding, mooie filmpjes van Zo’n DAG met collega’s. Bedankt, jullie halen mijn beste binnenste buiten.”

Bij de PubQuiz ging niet alles goed, het tweede deel van de aflevering stond niet op tijd online, waar veel medewerkers op gingen reageren in Stream onder de aflevering. Dan baal je wel even met elkaar. Tegelijk laat het hoe er echt naar de afleveringen uitgekeken wordt. Uiteindelijk is dat goed gekomen en leerden we nog meer over hoe we dit moeten aanpakken.

Bij het afscheid van onze bestuursvoorzitter maakten we een volledige aflevering over zijn vertrek. De In zijn nieuwjaarstoespraak had hij verteld over ons credo: een leven lang ontwikkelen. En dat hij zelf na zijn pensioen wilde gaan leren saxofoon te spelen. De presentator overviel hem met zijn eerste saxofoonles door wereldster Candy Dulfer.

In de mail vroegen we medewerkers om een reactie onder de video te plaatsen. Dat werden er meer dan veertig. De kijkcijfers blijven nu aardig hoog. Het is nog een hele uitdaging om dat vol te houden de komende jaren. Je moet steeds weer scherp zijn en nieuwe dingen bedenken.

Onze bestuursvoorzitter noemde tijdens zijn afscheid de eigen tv-serie Zo’n DAG één van de hoogtepunten uit de afgelopen jaren. De tv-serie laat zien wat het betekent om als medewerker bij onze school te horen.

Ondertussen werken we verder aan de interne communicatiestructuur en de interne communicatiekanalen. Zodat medewerkers van het Zone.college missie, visie en kernwaarden van Zone.college herkennen als logische terugkerende elementen in hun werk en werkcultuur.

Nu in de coronatijd is de echte ontmoeting helaas lastig. We willen toe naar veel meer gezamenlijke momenten, of meer gezamenlijkheid in momenten. De videoserie is daar onderdeel van. We zijn er nog lang niet, maar we zijn onderweg!

Vanwege de privacy van de medewerkers kunnen we geen voorbeelden plaatsen van afleveringen van Zo’n DAG. Stuur een mail naar iGlow als je een aflevering wilt bekijken. Mail naar play@iglow.nl